Candidature
Les candidatures à l’ENIB sont gérées par le Service d’Admission de l’ENIB qui recrute pour les études d’ingénieur en 1ere, 2e, 3e et 4e année, la formation d’ingénieur est géré par le service de la scolarité, les Masters sont gérés par le service de la recherche, la VAE et la formation continue (DFC) sont gérés par le service des relations entreprises.
1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :
- le recrutement des futurs élèves au sein des établissements de l’ENIB
- l’évaluation des candidatures
- la gestion et suivi des candidatures
- la convocation aux oraux de sélection (le cas échéant)
- la préparation des jurys
- la publication des résultats et le recueil des réponses des candidats aux propositions d’admission
- en cas d’acceptation à une proposition d’admission, la transmission d’informations à l’établissement concerné, en vue de l’inscription administrative
Les données personnelles que recueille ou détient l’ENIB sont utilisées ultérieurement pour des traitements statistiques et d’analyses afin de réaliser des bilans et de proposer des évolutions. Les données personnelles collectées par la direction des études et le service de la scolarité font également l’objet d’un traitement ultérieur à des fins statistiques.
2. Dans un souci de minimisation, nous traitons les données suivantes :
- les données d’état civil
- l’adresse postale, courriel, téléphone
- le numéro INE
- le numéro Campus France pour les étudiants étrangers
- une copie du visa d’entrée et de séjour pour les candidats étrangers
- selon les viviers de candidature :
- les résultats académiques (bulletins, autres documents) ainsi que le parcours scolaire et/ou universitaire
- le ou les vœux émis lors de la candidature
- des attestations de niveaux de langues si demandées
- une copie de la pièce d’identité (si entretien au format distanciel)
- des lettres de motivation si demandées
- des données complémentaires pour des publics spécifiques (situation de handicap, sportif de haut niveau, ou de certains établissements conventionnés)
- des documents facultatifs, éventuellement transmis par les candidats
Source des données :
Les informations d’inscription sont recueillies directement auprès des élèves lors de :
- inscription sur le site de candidature de l’ENIB
- ou via des plateformes nationales (Parcoursup, Geipi Polytech, Groupe ENI, Pass’Ingénieur, Banque PT) complétées par des espaces personnels, accessibles sur le site de l’ENIB
- inscription auprès de l’ENIB.
3. La base légale :
Il s’agit d’un traitement obligatoire sans quoi il n’est pas possible de candidater au sein de l’ENIB. Vos données sont collectées sur le fondement de la mission de service public.
4. Les destinataires de vos données personnelles :
Seuls, le Service admission de l’ENIB, les services internes de l’ENIB ou écoles partenaires, les services externes autorisés ou habilités sont destinataires des données à caractère personnel collectées. Pour les formations co-accréditées et en partenariat, vos données personnelles sont partagées avec d’autres établissements d’enseignement supérieur.
5. Durée de conservation des données :
Vos données sont conservées pendant une durée de 2 ans après la candidature, en cas de non intégration au sein de l’ENIB. Ensuite, elles sont anonymisées à des fins statistiques. Si le jury a prononcé une décision d’admission et que vous avez accepté la proposition d’admission, les données sont alors reversées dans le système d’information de gestion de la scolarité de l’établissement dans lequel vous êtes affecté et restent également conservées pendant 50 ans au sein du système d’information du Service Admission de l’ENIB.
Gestion administrative des élèves inscrits
1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :
Le traitement a pour finalité l’inscription administrative et la gestion de la scolarité des élèves. Il comporte plusieurs sous-finalités :
- la gestion des inscriptions et la diplomation
- la gestion comptable des paiements et remboursements de droits de scolarité
- la prise en charge des compensations liées à un handicap
- la gestion des périodes de césure
- le suivi et la mise en paiement des étudiants boursiers avec le CROUS
- la génération d’un numéro INE pour les étudiants étrangers
- le transfert du dossier étudiant entre établissements d’enseignement supérieur
- la gestion de la mobilité entrante et sortante
- la création d’un compte informatique ouvrant droit à l’ensemble des services numériques de l’établissement
- la réalisation de la carte étudiant
- l’accès aux réseaux (EDUROAM) et services (RENATER) des établissements d’enseignement supérieur et de recherche français
- la possibilité de vous contacter par SMS en cas d’urgence et/ou de situation de danger sur le campus de l’ENIB
- la réalisation des enquêtes établissement et enquêtes nationales
- la réalisation d’analyses statistiques pour le le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation
- la réalisation d’enquêtes sur les conditions de vie des étudiants par l’Observatoire de la vie étudiante
- la réalisation d’enquêtes statistiques pour l’ENIB.
2. Nous traitons les données suivantes :
Concernant les élèves
- l’identité (nom, prénoms, numéro national d’étudiant ou I.N.E.S.)
- le NIR (numéro de sécurité sociale)
- l’état civil (civilité, genre, date et lieu de naissance, nationalité)
- les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile, adresse de courrier électronique)
- la situation sociale (situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle)
- le titre de séjour pour les élèves étrangers
- la situation financière (salarié, boursier, apprentissage, VAE)
- les réponses à des questionnaires en cas de statuts spécifiques (handicap, DROM, SHN, AHN, demande d’intégration en filières à thème ou internationales)
- les vœux exprimés par le candidat
- la lettre de motivation et documents facultatifs chargés par le candidat lui-même
- la pratique d’un sport
- la nature d’un handicap éventuel s’il y a lieu
- la série du baccalauréat avec l’année d’obtention, équivalences
- l’année et établissement de première inscription
- la mention de l’existence d’une interdiction temporaire ou définitive d’inscription
- le dernier diplôme obtenu dans l’université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu
- la situation de l’année précédant l’inscription
- le domaine de formation en vue de l’obtention d’un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d’inscriptions, réussite)
Concernant les parents,
- l’état civil
- professions et catégories socioprofessionnelles
- les coordonnées (adresse, numéro de téléphone mobile).
3. Les bases légales :
Le traitement de vos données à caractère personnel relève principalement de l’exécution d’une mission de service public, il est obligatoire. Certaines sous-finalités sont fondées sur des bases légales différentes :
- la collecte des données dans le cadre des stages et de la formation continue est contractuelle
- le transfert de dossier entre établissements d’enseignement supérieur relève de votre consentement ; il est facultatif et vous pouvez le donner et le retirer à tout moment
- la transmission de vos données aux Alumni de l’ENIB (ANIENIB), aux associations étudiantes est basée sur l’intérêt légitime. Vous pouvez vous opposer à cette transmission
- la constitution d’une liste de vos numéros de téléphone afin de pouvoir vous contacter en cas d’urgence sur le campus sur la base de la sauvegarde de vos intérêts vitaux
- les coordonnées (Nom, prénom, numéro de téléphone) des parents d’élèves sont conservées sur la base légale de la sauvegarde de vos intérêts vitaux, dans le cas d’une urgence.
Les finalités statistiques sont nécessaires à l’exécution des missions de service public dont sont investis les responsables de traitements demandeurs, notamment, le Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation, l’Observatoire national de la vie étudiante et la Conférence des Grandes Écoles (CGE).
4. Les destinataires de vos données personnelles :
Vos informations sont transmises à différents services et entités de l’établissement :
- le service numérique pour vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’établissement
- le service de médecine de prévention, le Centre de Santé
- la direction des affaires juridiques pour l’organisation des élections
- les départements de formation
- l’agence comptable pour le règlement des paiements.
Les informations sont également transmises à des organismes extérieurs à l’ENIB :
- le CROUS
- la plateforme INES pour les étudiants étrangers
- les universités partenaires en France et à l’étranger
- les associations étudiantes, le BDE
- les entreprises partenaires dans le cadre d’un stage, d’un double cursus ou du transfert d’un dossier
- les agents habilités des organismes de sécurité sociale et les mutuelles étudiantes
Les informations collectées lors de l’inscription pourront être utilisées après votre départ de l’établissement pour vous recontacter dans le cadre d’enquêtes relatives à l’insertion professionnelle des diplômés et vous informer de la vie de l’ENIB.
Nous transmettons vos données personnelles à l’association des Alumni de l’ENIB (ANIENIB) afin de mettre à jour leur annuaire des anciens élèves sur la base de l’intérêt légitime de l’ENIB.
Les coordonnées (Nom, prénom, numéro de téléphone et courriel) des parents d’élèves sont conservées sur la base légale de la sauvegarde des intérêts vitaux de nos élèves. Cela nous permet en cas d’accident, d’absence ou de tout autre cas de force majeure, de prévenir un tiers.
5. Durée de conservation et sécurité des données:
Les données sont conservées 10 ans. Elle sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives Publiques. Nous assurons la sécurité de vos données tant par des mesures techniques qu’organisationnelles. Nous privilégions leur traitement (et notamment le stockage) sur le territoire de l’Union européenne. Quand un transfert hors de l’Union européenne est envisagé, nous mettons en œuvre les garanties nécessaires afin d’être conformes à la réglementation en vigueur.
Pédagogie
1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :
- la gestion pédagogique générale
- la gestion des emplois du temps
- la préparation et la gestion des épreuves d’examen
- la certification obligatoire en anglais
- la saisie des notes et résultats
- la gestion des thèses
- les cours et les examens en distanciel
- la gestion et suivi des stages
- la mise en œuvre de traitements de données à des fins statistiques, les enquêtes.
2. Nous traitons les données personnelles suivantes :
- les données d’état civil
- la photographie
- le numéro de téléphone, l’adresse mail
- l’INE, le NIR
- le numéro étudiant ENIB
- les bulletins scolaires
- les informations médicales, le cas échéant.
3. La base légale des traitements :
Vos données sont collectées sur le fondement de la mission de service public. Pour la passation du test obligatoire en anglais, le fondement est l’obligation légale.
4. Les destinataires de vos données personnelles :
- le SNum
- le Service de médecine de prévention
- la direction de la formation et de la vie des élèves
- le service Pôle Documentaire en Ingénierie (la bibliothèque de l’ENIB)
- l’agence comptable
- le MESRI
- les Universités partenaires
- l’association des Alumni de l’ENIB.
5. Durée de conservation et sécurité des données :
Les données sont conservées 5 ans à minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques. Les données collectées dans le cadre de la passation du test en anglais sont conservées 1 an.
Santé & handicap
1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes:
Le recueil de vos données permet au centre de santé de prendre connaissance de la situation sanitaire des étudiants et de développer des actions de prévention et d’éducation à la santé.
Une veille sanitaire de la population étudiante permet :
- l’examen préventif obligatoire au cours des 3 premières années du cursus : visite de médecine préventive par le médecin de prévention ou les infirmières : entretien, mise à jour des vaccinations, recherche de risques particuliers en rapport avec la scolarité, informations sanitaires et orientation le cas échéant
- des visites médicales pour les élèves en situation de handicap ou présentant un état de santé justifiant un accompagnement et l’aménagement de leur scolarité
- la participation aux actions d’information et de promotion de la santé et d’éducation sanitaire telles que les campagnes de prévention, entretiens collectifs, ateliers en rapport avec les priorités de santé publique et les préoccupations des élèves telles les IST, la contraception, l’hygiène de vie, la nutrition, les addictions, les vaccinations, le handicap, les troubles du sommeil, les troubles psychologiques
- d’assurer une veille sanitaire : participation à la lutte contre les crises sanitaires.
2. Nous traitons les catégories de données suivantes:
Pour la veille sanitaire :
- État civil
- Identité du représentant légal
- Date de naissance
- NIR
- Informations relatives au centre payeur
- Identification du médecin traitant
- Adresse et coordonnées personnelles.
Les données de santé suivantes :
- dates de vaccinations
- antécédents médicaux et chirurgicaux
- diagnostic
- conseils et traitements.
Pour l’accompagnement des élèves en situation de handicap, les données concernent les missions mentionnées dans le livret d’accueil Soutien aux Étudiantes et Étudiants aux besoins spécifiques
3. La base légale :
Il s’agit d’un traitement obligatoire ayant pour base légale les articles L 1411-8 et L1411-11du code de Santé publique, les articles L831-1 et L831-3 du code de l’Éducation, ainsi que les décrets n° 2008-1026 du 7 octobre 2008 et n° 2019-112 du 18 février 2019.
4. Les destinataires de vos données personnelles :
Vos données médicales étant des données sensibles, elles ne sont traitées que par le référent Handicap des étudiants et le service de la scolarité pour des nécessités organisationnelles du service public de l’Enseignement Supérieur opéré au sein de l’ENIB.
5. Durée de conservation et sécurité des données :
Nous conservons vos données de santé pendant la durée de votre présence à l’ENIB soit 5 années. Les données de santé que nous traitons, le sont dans des conditions garantissant leur sécurité, leur pérennité et leur protection contre toute atteinte et tout accès non autorisés.
6. Exercer vos droits individuels :
Vous disposez du droit d’accéder à vos données personnelles, ainsi que d’en demander la rectification. Vous pouvez également demander la limitation du traitement vos données quand l’une des conditions suivantes s’applique :
- vous contestez l’exactitude de ses données
- le traitement est illicite
- nous n’avons plus besoin de vos données mais celles-ci sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
Mobilité internationale
1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :
Vos données personnelles sont collectées par le service des relations internationales.
Elles sont traitées pour les finalités suivantes :
- la gestion de votre dossier
- la sélection des candidatures
- le suivi des mobilités entrantes et sortantes
- la gestion des bourses
- la communication d’évènements internationaux liés à l’international.
2. Nous traitons les données suivantes :
- identité (Nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité)
- numéro INE et numéro de la carte étudiant
- adresse postale, courriel et numéro de téléphone
- photo d’identité (facultatif)
- nom d’un contact en cas d’urgence et ses coordonnées
- formation suivie (composante, discipline et niveau)
- mobilité sollicitée (type de mobilité, programme, pays et institution d’origine et d’envoi, période de mobilité)
- langue maternelle et compétences linguistiques (tests de langues)
- le type de logement souhaité (facultatif et pour les étudiants entrants seulement).
Les copies des pièces justificatives suivantes sont demandées :
- pièce d’identité
- carte d’étudiant
- certificat de scolarité pour les étudiants sortants et entrants en double diplôme
- justificatif d’assurance maladie
- relevés de notes et diplômes (traduits en français pour les étudiants entrants)
- contrats d’études et attestation de présence
- lettre de motivation et curriculum vitae
- convention de stage signée (mobilité de stage)
- acte de naissance (traduit en français pour les étudiants entrants)
- rapport de fin de séjour ERASMUS + pour les élèves sortants.
Pour les demandes d’aide financière :
- le type de bourse sollicitée
- si vous êtes boursier durant votre mobilité, la notification d’attribution du CROUS pour l’année en cours
- vos coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, pays du compte).
3. La base légale :
Vos données sont traitées sur la base de la mission de service public qui nous incombe. Elles peuvent également l’être sur une base contractuelle.
4. Les destinataires de vos données personnelles :
- l’agence comptable quand une bourse est allouée
- la direction des relations internationales
- universités partenaires vers lesquelles ou à partir desquelles une mobilité est demandée.
5. Durée de conservation et sécurité des données :
Les données sont conservées 6 ans. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux Archives publiques. Dès lors que vos données sont transmises à des universités partenaires nous nous assurons de garantir qu’elles sont traitées selon des règles comparables au RGPD.
Stages
1. Vos données sont collectées pour les finalités suivantes :
- la gestion et suivi des stages
- la mise en place des conventions de stage.
2. Les données collectées :
- les données d’état civil
- le numéro de téléphone, l’adresse mail
- l’INE, le NIR
- le CV, les précédentes expériences professionnelles.
3. La base légale :
Vos données sont collectées soit sur le fondement de la mission de service public soit sur la base de la convention de stage.
4. Les destinataires de vos données personnelles :
Les différents services de l’ENIB (directions des relations internationales et des relations entreprises et également les entreprises partenaires).
5. Durée de conservation des données :
Les données sont conservées 5 ans à minima. Elles sont ensuite archivées et conservées selon les règles applicables aux archives publiques.
